スプレッドシートで課題表を作成

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仕事でよく使う課題表の作成方法を簡単にまとめました。

  • 一覧表のフォーマットを作成する
  • Noに連番を設定する
  • 年月日にフォーマットを設定する
  • ステータスの選択を可能とする
  • ステータスに応じて背景色を変更する
  • 課題数をカウントする

一覧表のフォーマットを作成する

一覧のフォーマットは自由に作成してください。
最低限であれば以下のような感じでしょうか。

Noに連番を設定する

B3列を選択し、以下を入力します。

=row()-2

row()で現在行を取得できます。
3行目からNo.1を開始したい為、「3行目 – 2 = 1」 となります。

年月日にフォーマットを設定する

2020年02月23日と表示したい場合、表示させたいセルを選択します。

メニューから「表示形式→数字→日付」を選択します。

セルに「2/23」と入力すると、YYYY/MM/DD形式で表示されます。

ステータスを選択形式にする

ステータは以下から選択できるようにします。

  • 未対応
  • 対応中
  • 対応済
  • 完了
  • 取り下げ

ステータス列を選択し、右クリックを押下します。

データの入力規則を選択します。

条件の左側に「リストを直接指定」選択し、
右側に「未対応,対応中,対応済,完了,取り下げ」を
入力し、保存ボタンを押下します。

ステータス欄にプルダウン(▼)が表示されます。
押下すると選択肢が表示されます。
※同様の方法で担当者、回答者も選択形式にすると便利です。

ステータスに応じて背景色を変更する

表内の任意のセルを選択後右クリックを押下し、「条件付き書式」を選択する。

範囲に適用に「B3:J1001」を入力する。
※「開始行列:終了行列」という入力ルールとなります。
 B3セルからJ1001セルに対し、条件に合致した場合
 書式が設定されます。

書式ルールに「カスタム数式」を選択し、入力欄に以下を入力します。

=OR($J1="完了",$J1="取下げ")

ORはカンマ(,)で区切られた条件のいずれかの場合を示す条件です。
$J1が”完了” または $J1が”取下げ”
の場合に書式が設定されます。

書式設定のスタイルを決定します。
例では完了、または取り下げの場合には背景色をグレー、
文字色を黒字とします。

課題に対していきなり回答が書かれ完了するケースはまれで、
文字色を変更して最新の回答を記載するケースがあります。
もし文字色は残したい、という場合は文字色は「なし」を選択してください。

侍エンジニア塾

課題数をカウントする

表の右側に各ステータス毎の集計表を作成します。

以下の式を入力してください。

=countif(J3:J10,"未対応")

次に、上記のセル範囲を選択して「F4キー」を押下してください。

=countif($J$3:$J$10,"未対応")

表示が変わります。これを「絶対参照」といいます。
これをせず、最初に設定した数式を各ステータス分コピーすると
対象セルが1行ずつずれてしまいます。

これは、「相対参照」である為、開始セルがずれることで
データ範囲も同じくずれてしまうことを意味します。
尚、「F4キー」はExcelの場合でも同様の機能となります。

ステータスを変更すると、自動的に集計が行われます。
参考までに、M列に各セルに設定した関数を記載しました。

仕事で課題表や質問票を作成する機会は多いと思います。
ひとつ作っておけばコピーで量産できますので、自分用に
作っておくことをお勧めします。

侍エンジニア塾

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